Management- of organisatiesysteem?

Structurele afspraken

Om je goed opgeleide medewerkers te ondersteunen heb je waarschijnlijk allerlei interne afspraken gemaakt, vastgelegd in handboeken, processchema’s, procedures, werkinstructies, Administratieve Organisatie enz. Het begrip managementsysteem leidt soms tot verwarring, als zou het alleen voor het management zijn bedoeld. Het doel van al die afspraken is op belangrijke punten voorspelbaar gedrag van medewerkers te krijgen zonder de creativiteit onnodig in te perken. De naam organisatiesysteem dekt daarom de lading beter.

Overlap

Overlap tussen aspecten van de bedrijfsvoering

In de praktijk bevatten de afspraken in een bedrijf vaak een overlap of zijn ze soms zelfs tegenstrijdig. Het onderbrengen van alle afspraken in één organisatiesysteem kan enorm helpen om de tegenstrijdigheden te verwijderen en de essenties in beeld te brengen van wat van de medewerkers wordt verwacht. Van hoog tot laag.

Methode

De methode van opschrijven en visualiseren is slechts een hulpmiddel, dat altijd wel goed aan moet sluiten bij de medewerkers. Sommigen zien veel aan een plaatje, anderen aan een stuk tekst.

KWAVARO heeft goede ervaringen opgedaan met het zogenoemde beslismodel, ook wel V-model genoemd. De uitgebreide Demingcirkel van Specify-Plan-Do-Check-Act wordt daarbij expliciet doorlopen, waardoor de meest essentiële punten naar voren komen. Door uit te gaan van beslissingen waaraan eisen worden gesteld wordt het vakmanschap van de medewerkers gericht in plaats van in de weg gezeten.