In bovenstaande figuur wordt eerst de kern van de gedachte weergegeven. Het organisatiesysteem bestaat uit de belangrijkste beslissingen. Op weg naar de volgende beslissing wordt het werk uitgevoerd puur op basis van het vakmanschap van de medewerker(s). Het beslisdocument moet voldoen aan de daaraan gestelde kwaliteitseisen. Op basis van het eigen vakmanschap en de criteria die voor de beslissing van belang zijn neemt de beslisser het besluit.
Tot zover de ideale situatie. Het zou natuurlijk mooi zijn, als we kunnen volstaan met een dergelijk simpel schema (en dat is vaker dan we denken ook zo!).
In de praktijk kan het voorkomen, dat er tussen twee beslissingen alleen niet-risicovolle activiteiten (grijs) plaatsvinden en dan geldt bovenstaande basis.
Soms zijn activiteiten enigszins risicovol, waardoor het verstandig is medewerkers een checklist mee te geven waaraan ze moeten denken (‘de gestolde ervaring van de organisatie’).
Als de activiteiten echt risicovol zijn (rood), is een gedetailleerdere werkinstructie nodig.