Van algemene eisen/behoeften tot resultaat
De besliscirkel kent de volgende acht beslissingen, verdeeld over een rechterkant die van boven naar beneden de behoeften/eisen steeds concreter maakt en een linkerhelft die deelresultaten oplevert en aggregeert tot een eindproduct of dienst.
Bij elke stap aan de linker kant wordt getoetst of het (deel)resultaat voldoet aan de eisen aan de rechterkant en als dat niet zo is aan de intentie een niveau hoger.
00: Behoeften worden zo goed mogelijk omgezet in algemene eisen.
01: Er wordt een plan gemaakt om invulling te geven aan deze algemene eisen.
02: Om het plan te kunnen realiseren moeten er specifieke eisen worden gesteld aan bijvoorbeeld mensen, materiaal, materieel en/of methoden.
03: Hoe bepaalde taken moeten worden uitgevoerd kan worden vastgelegd in werkinstructies (houdt daarbij goed rekening met het vakmanschap van de mensen!).
Nu we weten wat er moet gebeuren en hoe de vakmensen in de organisatie aan de slag gaan, moeten we beoordelen wat er van terecht is gekomen.
04: Belangrijke (deel)resultaten worden ‘hard’ getoetst tegen de concrete normen in de werkinstructies van 03. Als deze niet overeenkomen, wordt er een ‘zachte’ toets uitgevoerd naar de intentie: wordt wel voldaan aan de specifieke eisen uit het hogere niveau 02?
05: Als bij 04 wordt vastgesteld, dat er niet of onvoldoende aan de intentie van 02 is voldaan, moet bij 05 besloten worden over de afhandeling van de afwijking: wat zijn de consequenties als het (deel)resultaat toch wordt geaccepteerd? Voldoet het nog wel aan de intentie: het plan van stap 01? Uiteindelijk valt het besluit of er iets aan wordt gedaan en zo ja, wat.
06: De optelsom van alle (deel)resultaten en de geaccepteerde afwijkingen levert het totaalresultaat van het proces op. Dit kan ‘hard’ tegen het plan van 01 worden getoetst en ‘zacht’ tegen de intentie van de algemene eisen.
07: Hoewel het proces in stap 06 is afgelopen, is het altijd verstandig te evalueren hoe het proces verlopen is en of het beter kan. De vraag is dan ook of aan de oorspronkelijke behoeften is voldaan (de intentie van het proces).
Processchema
Als de besliscirkel bovenaan wordt doorgeknipt en uitgevouwen ontstaat de vorm van het processchema. Doordat het abstractieniveau van de beslissingen eerst daalt en dan weer stijgt, wordt het ook wel het V-model genoemd.
Bovenaan staat welke beslissing wordt genomen, bij 05 bijvoorbeeld ‘acceptatie afhandeling afwijking’; onderaan staat wie de beslissing voorbereidt (wie verzet het werk) en wie er in-en eventueel extern bevoegd is om de beslissing te nemen op basis van de beslisinformatie die links wordt aangegeven. Hier kan ook de RASCI-systematiek worden gebruikt met Responsible en Accountable.
Voor elke beslissing wordt de benodigde informatie vastgelegd in een nieuw Op te stellen document of een al opgesteld document wordt geActualiseerd. Bij het opstellen van de documenten en het nemen van de beslissing wordt geToetst tegen eerdere informatie. Hierdoor wordt bereikt, dat de nieuwe beslissing in lijn ligt met eerdere beslissingen. Aan de op te stellen documenten worden eisen gesteld.
Aan de op te stellen documenten worden eisen gesteld. Deze worden vastgelegd in Standaard Document Beschrijvingen.
De theorie wordt duidelijk gemaakt met een voorbeeld.